BAB 8 — KELULUSAN, KETIDAKLULUSAN, PEMENANG & TENDER GAGAL
Harga Termurah Belum Tentu Menang — Bahkan “Calon Pemenang” Belum Berarti Sudah Menang Bab ini penting karena menjawab pertanyaan yang paling sering muncul setelah penawaran dimasukkan: Mengapa saya gugur? Siapa yang sebenarnya berhak menjadi pemenang? Apakah harga terendah otomatis menang? Apakah hasil evaluasi bisa dipertanyakan? Kalau pemenang mundur, apakah Tender harus diulang? Dan kapan sebuah Tender dinyatakan gagal?
PTK/Juklak menunjukkan bahwa hasil Tender bukan ditentukan oleh satu angka harga saja.
Ada rangkaian kelulusan → evaluasi → peringkat → negosiasi → calon pemenang → sanggah → penunjukan → kontrak.
8.1 — JANGAN SAMAKAN “TIDAK LULUS” DENGAN “KALAH HARGA” Ada perbedaan besar. Vendor dapat tidak menjadi pemenang karena penawarannya memang tidak memenuhi persyaratan, atau penawarannya sebenarnya lulus tetapi berada pada peringkat yang tidak terpilih.
Dalam evaluasi teknis, pemeriksaan dimulai dari kelengkapan dan kesesuaian dokumen penawaran teknis terhadap persyaratan Dokumen Tender. Untuk metode dua sampul dan dua tahap, hasil evaluasi teknis diberitahukan secara tertulis, termasuk penjelasan singkat mengenai ketidaklulusan penawaran peserta. PTK-007
Jadi pertanyaan pertama ketika gagal seharusnya bukan: “Kenapa kompetitor saya menang?”
Tetapi: “Saya LULUS atau TIDAK LULUS pada tahap mana?”
Baru setelah itu dianalisis penyebabnya.
8.2 — TENDER ADALAH SISTEM FILTER Secara sederhana, vendor dapat membayangkan perjalanan penawaran sebagai:
PRAKUALIFIKASI ↓ PENAWARAN ↓ EVALUASI TEKNIS ↓ EVALUASI HARGA ↓ HEP / PERINGKAT ↓ NEGOSIASI bila berlaku ↓ CALON PEMENANG ↓ MASA SANGGAH bila berlaku ↓ PENUNJUKAN PEMENANG ↓ KONTRAK
Karena itu, harga baru mempunyai arti setelah penawaran berhasil melewati persyaratan sebelumnya.
IPT/ITB sendiri harus memuat persyaratan, kriteria, metode dan batasan evaluasi untuk menetapkan kelulusan/ketidaklulusan penawaran serta tata cara evaluasinya. PTK-007
Artinya: RULE OF THE GAME SUDAH HARUS ADA DI DOKUMEN TENDER.
8.3 — CASE STUDY: TERMURAH TAPI GUGUR TEKNIS Misalnya tiga vendor menawarkan: Vendor A — Rp92 miliar Vendor B — Rp97 miliar Vendor C — Rp105 miliar
Sekilas Vendor A paling menarik. Tetapi ternyata spesifikasi teknis Vendor A tidak memenuhi mandatory requirement. Vendor B dan C memenuhi.
Maka tidak tepat mengatakan: “Vendor A seharusnya menang karena paling murah.”
Vendor A harus terlebih dahulu lulus evaluasi teknis agar dapat masuk ke kompetisi harga sesuai metode Tender yang digunakan. PTK/Juklak menetapkan calon pemenang yang diusulkan Panitia Tender harus lulus evaluasi teknis dan harga, serta merupakan harga terbaik sesuai ketentuan Dokumen Tender. PTK-007
Jadi: LOWEST PRICE ≠ AUTOMATIC WINNER
Yang dicari adalah penawaran yang memenuhi proses evaluasi dan menghasilkan harga terbaik sesuai Dokumen Tender.
8.4 — “HARGA TERBAIK” JUGA TIDAK SELALU SAMA DENGAN ANGKA PENAWARAN TERENDAH Ini berkaitan dengan Bab 6. Dalam dokumen hasil Tender terdapat evaluasi HEP — Harga Evaluasi Penawaran, termasuk unsur nilai penawaran setelah koreksi aritmetika, HE TKDN, komponen nonbiaya apabila berlaku, normalisasi apabila ada, dan peringkat peserta. PTK-007
Karena itu vendor jangan hanya bertanya: “Harga saya nomor berapa?”
Tetapi juga: “Bagaimana posisi HEP saya?”
Bahkan pemberitahuan calon pemenang wajib memuat peringkat berdasarkan HEP seluruh peserta yang lulus evaluasi harga. PTK-007
8.5 — HPS/OE BUKAN SEKADAR “ANGKA RAHASIA OWNER” HPS/OE mempunyai fungsi penting. Dalam Juklak, HPS/OE digunakan sebagai: alat menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya, serta salah satu acuan penilaian dalam menetapkan calon pemenang Tender. PTK-007
Karena itu ketika harga penawaran tidak dapat diterima begitu saja, masih terdapat proses negosiasi sesuai ketentuan. Negosiasi diarahkan untuk menurunkan harga menjadi di bawah atau sama dengan HPS/OE. Jika terdapat harga penawaran termurah yang sudah di bawah HPS/OE dan memenuhi persyaratan harga, negosiasi mengacu pada harga termurah tersebut. PTK-007
8.6 — PERINGKAT PERTAMA BELUM TENTU BERAKHIR MENJADI PEMENANG Misalnya hasil evaluasi menghasilkan: Peringkat 1 — Vendor A Peringkat 2 — Vendor B Peringkat 3 — Vendor C
Negosiasi pertama dilakukan kepada peringkat pertama. Jika tercapai kesepakatan harga sesuai ketentuan, peringkat pertama ditetapkan sebagai calon pemenang. Tetapi jika tidak tercapai kesepakatan harga, negosiasi dilanjutkan kepada peringkat kedua, kemudian bila perlu ke peringkat berikutnya. Peserta yang bersedia menurunkan harga sesuai ketentuan dapat ditetapkan sebagai calon pemenang. PTK-007
Jadi: RANKING 1 ≠ OTOMATIS CONTRACT AWARD
Masih ada tahapan yang harus diselesaikan.
8.7 — LALU SIAPA YANG MENETAPKAN CALON PEMENANG? Panitia Tender membuat Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP). BAHP antara lain mencatat peserta, harga penawaran/harga terkoreksi, hasil negosiasi bila ada, TKDN, hasil evaluasi serta jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada setiap tahapan. Panitia kemudian mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang. PTK-007
Calon pemenang yang diusulkan harus: LULUS EVALUASI TEKNIS + LULUS EVALUASI HARGA + HARGA TERBAIK SESUAI DOKUMEN TENDER
Pejabat Berwenang kemudian menetapkan calon pemenang berdasarkan usulan tersebut. Jika Pejabat Berwenang berpendapat lain, dilakukan pembahasan dengan Panitia Tender untuk mendapatkan keputusan akhir. PTK-007
8.8 — “CALON PEMENANG” BELUM FINAL Ini detail yang sangat penting bagi vendor. Pemberitahuan calon pemenang secara eksplisit harus menyatakan bahwa: PENETAPAN CALON PEMENANG BELUM FINAL DAN BELUM MENGIKAT.
Pemberitahuan tersebut juga dilengkapi harga penawaran akhir calon pemenang, peringkat HEP peserta yang lulus evaluasi harga, dan penjelasan singkat hasil evaluasi bagi peserta yang tidak lulus. PTK-007
Jadi ketika menerima informasi: “Perusahaan Anda ditetapkan sebagai calon pemenang.”
Jangan langsung mengartikannya sebagai: “Kontrak sudah pasti milik kita.”
Masih ada proses setelahnya.
8.9 — VENDOR YANG TIDAK LULUS BERHAK MENGETAHUI PENJELASAN Pada evaluasi teknis metode dua sampul dan dua tahap, hasil evaluasi diberitahukan secara tertulis dan disertai penjelasan singkat atas hasil evaluasi seluruh peserta, termasuk alasan ketidaklulusan penawaran. PTK-007
Pada pemberitahuan calon pemenang juga terdapat penjelasan singkat hasil evaluasi penawaran bagi peserta yang tidak lulus. PTK-007 Ini sangat berguna bagi vendor.
Setiap kekalahan Tender seharusnya menjadi: TENDER INTELLIGENCE
Catat: WHY WE LOST → WHAT REQUIREMENT → WHAT DOCUMENT → WHAT COMPETITOR POSITION → WHAT MUST BE IMPROVED
Dengan begitu kekalahan satu Tender menjadi knowledge untuk Tender berikutnya.
8.10 — PERMINTAAN PENJELASAN BUKAN SANGGAHAN Ini juga sering tercampur. Juklak menyatakan: Permintaan penjelasan atas hasil evaluasi teknis atau penetapan pemenang bukan merupakan sanggahan. Permintaan penjelasan wajib disampaikan secara tertulis satu hari kerja setelah tanggal pemberitahuan.
Panitia Tender memberikan tanggapan dua hari kerja setelah diterimanya permintaan penjelasan. Tanggapan dapat tertulis atau melalui pertemuan yang dituangkan dalam berita acara. PTK-007
Artinya vendor harus membedakan: “Saya ingin memahami mengapa penawaran saya gagal.” dengan: “Saya mengajukan sanggahan terhadap hasil proses.” Dua hal tersebut berbeda.
BAB 8 — KELULUSAN, KETIDAKLULUSAN, PEMENANG & TENDER GAGAL
Harga Termurah Belum Tentu Menang — Bahkan “Calon Pemenang” Belum Berarti Sudah Menang Bab ini penting karena menjawab pertanyaan yang paling sering muncul setelah penawaran dimasukkan: Mengapa saya gugur? Siapa yang sebenarnya berhak menjadi pemenang? Apakah harga terendah otomatis menang? Apakah hasil evaluasi bisa dipertanyakan? Kalau pemenang mundur, apakah Tender harus diulang? Dan kapan sebuah Tender dinyatakan gagal?
PTK/Juklak menunjukkan bahwa hasil Tender bukan ditentukan oleh satu angka harga saja.
Ada rangkaian kelulusan → evaluasi → peringkat → negosiasi → calon pemenang → sanggah → penunjukan → kontrak.
8.1 — JANGAN SAMAKAN “TIDAK LULUS” DENGAN “KALAH HARGA” Ada perbedaan besar. Vendor dapat tidak menjadi pemenang karena penawarannya memang tidak memenuhi persyaratan, atau penawarannya sebenarnya lulus tetapi berada pada peringkat yang tidak terpilih.
Dalam evaluasi teknis, pemeriksaan dimulai dari kelengkapan dan kesesuaian dokumen penawaran teknis terhadap persyaratan Dokumen Tender. Untuk metode dua sampul dan dua tahap, hasil evaluasi teknis diberitahukan secara tertulis, termasuk penjelasan singkat mengenai ketidaklulusan penawaran peserta. PTK-007
Jadi pertanyaan pertama ketika gagal seharusnya bukan: “Kenapa kompetitor saya menang?”
Tetapi: “Saya LULUS atau TIDAK LULUS pada tahap mana?”
Baru setelah itu dianalisis penyebabnya.
8.2 — TENDER ADALAH SISTEM FILTER Secara sederhana, vendor dapat membayangkan perjalanan penawaran sebagai:
PRAKUALIFIKASI ↓ PENAWARAN ↓ EVALUASI TEKNIS ↓ EVALUASI HARGA ↓ HEP / PERINGKAT ↓ NEGOSIASI bila berlaku ↓ CALON PEMENANG ↓ MASA SANGGAH bila berlaku ↓ PENUNJUKAN PEMENANG ↓ KONTRAK
Karena itu, harga baru mempunyai arti setelah penawaran berhasil melewati persyaratan sebelumnya.
IPT/ITB sendiri harus memuat persyaratan, kriteria, metode dan batasan evaluasi untuk menetapkan kelulusan/ketidaklulusan penawaran serta tata cara evaluasinya. PTK-007
Artinya: RULE OF THE GAME SUDAH HARUS ADA DI DOKUMEN TENDER.
8.3 — CASE STUDY: TERMURAH TAPI GUGUR TEKNIS Misalnya tiga vendor menawarkan: Vendor A — Rp92 miliar Vendor B — Rp97 miliar Vendor C — Rp105 miliar
Sekilas Vendor A paling menarik. Tetapi ternyata spesifikasi teknis Vendor A tidak memenuhi mandatory requirement. Vendor B dan C memenuhi.
Maka tidak tepat mengatakan: “Vendor A seharusnya menang karena paling murah.”
Vendor A harus terlebih dahulu lulus evaluasi teknis agar dapat masuk ke kompetisi harga sesuai metode Tender yang digunakan. PTK/Juklak menetapkan calon pemenang yang diusulkan Panitia Tender harus lulus evaluasi teknis dan harga, serta merupakan harga terbaik sesuai ketentuan Dokumen Tender. PTK-007
Jadi: LOWEST PRICE ≠ AUTOMATIC WINNER
Yang dicari adalah penawaran yang memenuhi proses evaluasi dan menghasilkan harga terbaik sesuai Dokumen Tender.
8.4 — “HARGA TERBAIK” JUGA TIDAK SELALU SAMA DENGAN ANGKA PENAWARAN TERENDAH Ini berkaitan dengan Bab 6. Dalam dokumen hasil Tender terdapat evaluasi HEP — Harga Evaluasi Penawaran, termasuk unsur nilai penawaran setelah koreksi aritmetika, HE TKDN, komponen nonbiaya apabila berlaku, normalisasi apabila ada, dan peringkat peserta. PTK-007
Karena itu vendor jangan hanya bertanya: “Harga saya nomor berapa?”
Tetapi juga: “Bagaimana posisi HEP saya?”
Bahkan pemberitahuan calon pemenang wajib memuat peringkat berdasarkan HEP seluruh peserta yang lulus evaluasi harga. PTK-007
8.5 — HPS/OE BUKAN SEKADAR “ANGKA RAHASIA OWNER” HPS/OE mempunyai fungsi penting. Dalam Juklak, HPS/OE digunakan sebagai: alat menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya, serta salah satu acuan penilaian dalam menetapkan calon pemenang Tender. PTK-007
Karena itu ketika harga penawaran tidak dapat diterima begitu saja, masih terdapat proses negosiasi sesuai ketentuan. Negosiasi diarahkan untuk menurunkan harga menjadi di bawah atau sama dengan HPS/OE. Jika terdapat harga penawaran termurah yang sudah di bawah HPS/OE dan memenuhi persyaratan harga, negosiasi mengacu pada harga termurah tersebut. PTK-007
8.6 — PERINGKAT PERTAMA BELUM TENTU BERAKHIR MENJADI PEMENANG Misalnya hasil evaluasi menghasilkan: Peringkat 1 — Vendor A Peringkat 2 — Vendor B Peringkat 3 — Vendor C
Negosiasi pertama dilakukan kepada peringkat pertama. Jika tercapai kesepakatan harga sesuai ketentuan, peringkat pertama ditetapkan sebagai calon pemenang. Tetapi jika tidak tercapai kesepakatan harga, negosiasi dilanjutkan kepada peringkat kedua, kemudian bila perlu ke peringkat berikutnya. Peserta yang bersedia menurunkan harga sesuai ketentuan dapat ditetapkan sebagai calon pemenang. PTK-007
Jadi: RANKING 1 ≠ OTOMATIS CONTRACT AWARD
Masih ada tahapan yang harus diselesaikan.
8.7 — LALU SIAPA YANG MENETAPKAN CALON PEMENANG? Panitia Tender membuat Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP). BAHP antara lain mencatat peserta, harga penawaran/harga terkoreksi, hasil negosiasi bila ada, TKDN, hasil evaluasi serta jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada setiap tahapan. Panitia kemudian mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang. PTK-007
Calon pemenang yang diusulkan harus: LULUS EVALUASI TEKNIS + LULUS EVALUASI HARGA + HARGA TERBAIK SESUAI DOKUMEN TENDER
Pejabat Berwenang kemudian menetapkan calon pemenang berdasarkan usulan tersebut. Jika Pejabat Berwenang berpendapat lain, dilakukan pembahasan dengan Panitia Tender untuk mendapatkan keputusan akhir. PTK-007
8.8 — “CALON PEMENANG” BELUM FINAL Ini detail yang sangat penting bagi vendor. Pemberitahuan calon pemenang secara eksplisit harus menyatakan bahwa: PENETAPAN CALON PEMENANG BELUM FINAL DAN BELUM MENGIKAT.
Pemberitahuan tersebut juga dilengkapi harga penawaran akhir calon pemenang, peringkat HEP peserta yang lulus evaluasi harga, dan penjelasan singkat hasil evaluasi bagi peserta yang tidak lulus. PTK-007
Jadi ketika menerima informasi: “Perusahaan Anda ditetapkan sebagai calon pemenang.”
Jangan langsung mengartikannya sebagai: “Kontrak sudah pasti milik kita.”
Masih ada proses setelahnya.
8.9 — VENDOR YANG TIDAK LULUS BERHAK MENGETAHUI PENJELASAN Pada evaluasi teknis metode dua sampul dan dua tahap, hasil evaluasi diberitahukan secara tertulis dan disertai penjelasan singkat atas hasil evaluasi seluruh peserta, termasuk alasan ketidaklulusan penawaran. PTK-007
Pada pemberitahuan calon pemenang juga terdapat penjelasan singkat hasil evaluasi penawaran bagi peserta yang tidak lulus. PTK-007 Ini sangat berguna bagi vendor.
Setiap kekalahan Tender seharusnya menjadi: TENDER INTELLIGENCE
Catat: WHY WE LOST → WHAT REQUIREMENT → WHAT DOCUMENT → WHAT COMPETITOR POSITION → WHAT MUST BE IMPROVED
Dengan begitu kekalahan satu Tender menjadi knowledge untuk Tender berikutnya.
8.10 — PERMINTAAN PENJELASAN BUKAN SANGGAHAN Ini juga sering tercampur. Juklak menyatakan: Permintaan penjelasan atas hasil evaluasi teknis atau penetapan pemenang bukan merupakan sanggahan. Permintaan penjelasan wajib disampaikan secara tertulis satu hari kerja setelah tanggal pemberitahuan.
Panitia Tender memberikan tanggapan dua hari kerja setelah diterimanya permintaan penjelasan. Tanggapan dapat tertulis atau melalui pertemuan yang dituangkan dalam berita acara. PTK-007
Artinya vendor harus membedakan: “Saya ingin memahami mengapa penawaran saya gagal.” dengan: “Saya mengajukan sanggahan terhadap hasil proses.” Dua hal tersebut berbeda.
BAB 8 — KELULUSAN, KETIDAKLULUSAN, PEMENANG & TENDER GAGAL
Harga Termurah Belum Tentu Menang — Bahkan “Calon Pemenang” Belum Berarti Sudah Menang Bab ini penting karena menjawab pertanyaan yang paling sering muncul setelah penawaran dimasukkan: Mengapa saya gugur? Siapa yang sebenarnya berhak menjadi pemenang? Apakah harga terendah otomatis menang? Apakah hasil evaluasi bisa dipertanyakan? Kalau pemenang mundur, apakah Tender harus diulang? Dan kapan sebuah Tender dinyatakan gagal?
PTK/Juklak menunjukkan bahwa hasil Tender bukan ditentukan oleh satu angka harga saja.
Ada rangkaian kelulusan → evaluasi → peringkat → negosiasi → calon pemenang → sanggah → penunjukan → kontrak.
8.1 — JANGAN SAMAKAN “TIDAK LULUS” DENGAN “KALAH HARGA” Ada perbedaan besar. Vendor dapat tidak menjadi pemenang karena penawarannya memang tidak memenuhi persyaratan, atau penawarannya sebenarnya lulus tetapi berada pada peringkat yang tidak terpilih.
Dalam evaluasi teknis, pemeriksaan dimulai dari kelengkapan dan kesesuaian dokumen penawaran teknis terhadap persyaratan Dokumen Tender. Untuk metode dua sampul dan dua tahap, hasil evaluasi teknis diberitahukan secara tertulis, termasuk penjelasan singkat mengenai ketidaklulusan penawaran peserta. PTK-007
Jadi pertanyaan pertama ketika gagal seharusnya bukan: “Kenapa kompetitor saya menang?”
Tetapi: “Saya LULUS atau TIDAK LULUS pada tahap mana?”
Baru setelah itu dianalisis penyebabnya.
8.2 — TENDER ADALAH SISTEM FILTER Secara sederhana, vendor dapat membayangkan perjalanan penawaran sebagai:
PRAKUALIFIKASI ↓ PENAWARAN ↓ EVALUASI TEKNIS ↓ EVALUASI HARGA ↓ HEP / PERINGKAT ↓ NEGOSIASI bila berlaku ↓ CALON PEMENANG ↓ MASA SANGGAH bila berlaku ↓ PENUNJUKAN PEMENANG ↓ KONTRAK
Karena itu, harga baru mempunyai arti setelah penawaran berhasil melewati persyaratan sebelumnya.
IPT/ITB sendiri harus memuat persyaratan, kriteria, metode dan batasan evaluasi untuk menetapkan kelulusan/ketidaklulusan penawaran serta tata cara evaluasinya. PTK-007
Artinya: RULE OF THE GAME SUDAH HARUS ADA DI DOKUMEN TENDER.
8.3 — CASE STUDY: TERMURAH TAPI GUGUR TEKNIS Misalnya tiga vendor menawarkan: Vendor A — Rp92 miliar Vendor B — Rp97 miliar Vendor C — Rp105 miliar
Sekilas Vendor A paling menarik. Tetapi ternyata spesifikasi teknis Vendor A tidak memenuhi mandatory requirement. Vendor B dan C memenuhi.
Maka tidak tepat mengatakan: “Vendor A seharusnya menang karena paling murah.”
Vendor A harus terlebih dahulu lulus evaluasi teknis agar dapat masuk ke kompetisi harga sesuai metode Tender yang digunakan. PTK/Juklak menetapkan calon pemenang yang diusulkan Panitia Tender harus lulus evaluasi teknis dan harga, serta merupakan harga terbaik sesuai ketentuan Dokumen Tender. PTK-007
Jadi: LOWEST PRICE ≠ AUTOMATIC WINNER
Yang dicari adalah penawaran yang memenuhi proses evaluasi dan menghasilkan harga terbaik sesuai Dokumen Tender.
8.4 — “HARGA TERBAIK” JUGA TIDAK SELALU SAMA DENGAN ANGKA PENAWARAN TERENDAH Ini berkaitan dengan Bab 6. Dalam dokumen hasil Tender terdapat evaluasi HEP — Harga Evaluasi Penawaran, termasuk unsur nilai penawaran setelah koreksi aritmetika, HE TKDN, komponen nonbiaya apabila berlaku, normalisasi apabila ada, dan peringkat peserta. PTK-007
Karena itu vendor jangan hanya bertanya: “Harga saya nomor berapa?”
Tetapi juga: “Bagaimana posisi HEP saya?”
Bahkan pemberitahuan calon pemenang wajib memuat peringkat berdasarkan HEP seluruh peserta yang lulus evaluasi harga. PTK-007
8.5 — HPS/OE BUKAN SEKADAR “ANGKA RAHASIA OWNER” HPS/OE mempunyai fungsi penting. Dalam Juklak, HPS/OE digunakan sebagai: alat menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya, serta salah satu acuan penilaian dalam menetapkan calon pemenang Tender. PTK-007
Karena itu ketika harga penawaran tidak dapat diterima begitu saja, masih terdapat proses negosiasi sesuai ketentuan. Negosiasi diarahkan untuk menurunkan harga menjadi di bawah atau sama dengan HPS/OE. Jika terdapat harga penawaran termurah yang sudah di bawah HPS/OE dan memenuhi persyaratan harga, negosiasi mengacu pada harga termurah tersebut. PTK-007
8.6 — PERINGKAT PERTAMA BELUM TENTU BERAKHIR MENJADI PEMENANG Misalnya hasil evaluasi menghasilkan: Peringkat 1 — Vendor A Peringkat 2 — Vendor B Peringkat 3 — Vendor C
Negosiasi pertama dilakukan kepada peringkat pertama. Jika tercapai kesepakatan harga sesuai ketentuan, peringkat pertama ditetapkan sebagai calon pemenang. Tetapi jika tidak tercapai kesepakatan harga, negosiasi dilanjutkan kepada peringkat kedua, kemudian bila perlu ke peringkat berikutnya. Peserta yang bersedia menurunkan harga sesuai ketentuan dapat ditetapkan sebagai calon pemenang. PTK-007
Jadi: RANKING 1 ≠ OTOMATIS CONTRACT AWARD
Masih ada tahapan yang harus diselesaikan.
8.7 — LALU SIAPA YANG MENETAPKAN CALON PEMENANG? Panitia Tender membuat Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP). BAHP antara lain mencatat peserta, harga penawaran/harga terkoreksi, hasil negosiasi bila ada, TKDN, hasil evaluasi serta jumlah peserta yang lulus dan tidak lulus pada setiap tahapan. Panitia kemudian mengusulkan calon pemenang kepada Pejabat Berwenang. PTK-007
Calon pemenang yang diusulkan harus: LULUS EVALUASI TEKNIS + LULUS EVALUASI HARGA + HARGA TERBAIK SESUAI DOKUMEN TENDER
Pejabat Berwenang kemudian menetapkan calon pemenang berdasarkan usulan tersebut. Jika Pejabat Berwenang berpendapat lain, dilakukan pembahasan dengan Panitia Tender untuk mendapatkan keputusan akhir. PTK-007
8.8 — “CALON PEMENANG” BELUM FINAL Ini detail yang sangat penting bagi vendor. Pemberitahuan calon pemenang secara eksplisit harus menyatakan bahwa: PENETAPAN CALON PEMENANG BELUM FINAL DAN BELUM MENGIKAT.
Pemberitahuan tersebut juga dilengkapi harga penawaran akhir calon pemenang, peringkat HEP peserta yang lulus evaluasi harga, dan penjelasan singkat hasil evaluasi bagi peserta yang tidak lulus. PTK-007
Jadi ketika menerima informasi: “Perusahaan Anda ditetapkan sebagai calon pemenang.”
Jangan langsung mengartikannya sebagai: “Kontrak sudah pasti milik kita.”
Masih ada proses setelahnya.
8.9 — VENDOR YANG TIDAK LULUS BERHAK MENGETAHUI PENJELASAN Pada evaluasi teknis metode dua sampul dan dua tahap, hasil evaluasi diberitahukan secara tertulis dan disertai penjelasan singkat atas hasil evaluasi seluruh peserta, termasuk alasan ketidaklulusan penawaran. PTK-007
Pada pemberitahuan calon pemenang juga terdapat penjelasan singkat hasil evaluasi penawaran bagi peserta yang tidak lulus. PTK-007 Ini sangat berguna bagi vendor.
Setiap kekalahan Tender seharusnya menjadi: TENDER INTELLIGENCE
Catat: WHY WE LOST → WHAT REQUIREMENT → WHAT DOCUMENT → WHAT COMPETITOR POSITION → WHAT MUST BE IMPROVED
Dengan begitu kekalahan satu Tender menjadi knowledge untuk Tender berikutnya.
8.10 — PERMINTAAN PENJELASAN BUKAN SANGGAHAN Ini juga sering tercampur. Juklak menyatakan: Permintaan penjelasan atas hasil evaluasi teknis atau penetapan pemenang bukan merupakan sanggahan. Permintaan penjelasan wajib disampaikan secara tertulis satu hari kerja setelah tanggal pemberitahuan.
Panitia Tender memberikan tanggapan dua hari kerja setelah diterimanya permintaan penjelasan. Tanggapan dapat tertulis atau melalui pertemuan yang dituangkan dalam berita acara. PTK-007
Artinya vendor harus membedakan: “Saya ingin memahami mengapa penawaran saya gagal.” dengan: “Saya mengajukan sanggahan terhadap hasil proses.” Dua hal tersebut berbeda. 8.11 — KAPAN SANGGAHAN DAPAT DIAJUKAN? Sanggahan hanya dapat diajukan pada masa sanggah dengan bukti yang benar dan dapat dipertanggungjawabkan. Objeknya dapat berupa hasil evaluasi teknis pada metode dua sampul/dua tahap dan/atau keputusan penetapan calon pemenang.
Materi sanggahan yang disebutkan Juklak antara lain menyangkut: penyimpangan terhadap ketentuan/prosedur, rekayasa proses pelelangan, penyalahgunaan wewenang, serta keberatan terhadap hasil evaluasi yang tercantum dalam pemberitahuan.
Juklak secara khusus menyatakan nilai pernyataan TKDN bukan materi yang dapat disanggah. PTK-007
8.12 — JANGAN TERLAMBAT: MASA SANGGAH PENDEK Untuk metode satu sampul, masa sanggah adalah: 2 hari kerja setelah pemberitahuan calon pemenang.
Untuk metode dua sampul atau dua tahap: 2 hari kerja setelah pemberitahuan hasil evaluasi teknis, dan 2 hari kerja setelah pemberitahuan calon pemenang.
Pengajuan sanggahan ulang dan sanggahan banding maksimal dua hari kerja setelah batas waktu tanggapan sanggahan pertama berakhir atau setelah tanggal penyampaian tanggapan. PTK-007
Karena itu vendor tidak bisa baru melakukan analisis seminggu kemudian. TENDER REVIEW TEAM HARUS SIAP SEJAK HASIL EVALUASI KELUAR.
8.13 — APA YANG TERJADI KETIKA ADA SANGGAHAN? Proses pelelangan wajib ditangguhkan sampai tanggapan atas sanggahan atau sanggahan banding diberikan. Jika sanggahan terbukti benar, Panitia dapat melakukan perbaikan hasil evaluasi dan memberitahukan hasil evaluasi baru kepada seluruh peserta.
Jika proses sanggah selesai sesuai kondisi yang ditetapkan, pelelangan dapat dilanjutkan menuju penunjukan pemenang. PTK-007 Jadi sanggahan bukan sekadar surat protes.
Ia merupakan mekanisme formal dalam proses Tender.
8.14 — DARI CALON PEMENANG MENJADI PEMENANG Setelah tahapan sanggah selesai, Pejabat Berwenang menerbitkan surat penunjukan pemenang paling lambat: 3 hari kerja setelah masa sanggah selesai, atau setelah pemberitahuan calon pemenang jika tidak ada masa sanggah. PTK-007
Vendor yang ditunjuk sebagai pemenang kemudian wajib menjawab penunjukan tersebut dalam: 3 hari kerja setelah tanggal surat penunjukan. PTK-007
Ini sudah masuk wilayah komitmen serius.
8.15 — CASE STUDY: PEMENANG MUNDUR, APAKAH TENDER OTOMATIS GAGAL? Tidak otomatis.
Misalnya: Vendor A — peringkat pertama Vendor B — peringkat kedua Vendor C — peringkat ketiga
Vendor A ditunjuk sebagai pemenang tetapi kemudian mengundurkan diri. Juklak menyatakan jika peserta yang ditunjuk mengundurkan diri, tidak bersedia ditunjuk, atau tidak memberi jawaban bersedia, dilakukan negosiasi kepada peringkat selanjutnya untuk mencapai kesepakatan harga. Penunjukan pemenang berikutnya hanya dapat dilakukan apabila tercapai kesepakatan harga.
Menariknya, proses ini tidak perlu mengulang tahapan pemberitahuan calon pemenang dan masa sanggah. PTK-007
Jadi: A MUNDUR ↓ NEGOSIASI B ↓ jika sepakat
B DAPAT DITUNJUK Tidak otomatis kembali ke titik nol.
8.16 — BAHKAN SETELAH DITUNJUK, MASIH ADA RISIKO DI PENANDATANGANAN KONTRAK Setelah calon pemenang menerima penunjukan, Kontrak ditandatangani segera. Namun jika peringkat pertama tidak bersedia menandatangani Kontrak, negosiasi dapat dilakukan kepada peringkat selanjutnya. Penunjukan dan penandatanganan hanya dilakukan jika tercapai kesepakatan harga. PTK-007
Maka ada perbedaan penting: CALON PEMENANG
belum final dan belum mengikat. PEMENANG DITUNJUK
harus memberikan konfirmasi. KONTRAK DITANDATANGANI
barulah hubungan kontraktual memasuki fase berikutnya.
8.17 — MUNDUR BUKAN KEPUTUSAN TANPA KONSEKUENSI Di Bab 7 kita sudah melihat konsekuensi terhadap Jaminan Penawaran. PTK juga memasukkan perilaku seperti membatalkan penawaran, mengundurkan diri, mengubah penawaran di luar tindak lanjut klarifikasi/negosiasi teknis yang dibenarkan pada Tender dua tahap, tidak bersedia ditunjuk, tidak memberikan jawaban/konfirmasi, atau tidak bersedia menandatangani Kontrak ke dalam ketentuan pengenaan sanksi administrasi. PTK-007
Karena itu manajemen perusahaan sebaiknya sudah memutuskan sejak sebelum submit: Jika kita menang pada harga ini, apakah kita benar-benar siap menjalankan kontraknya?
Jangan baru melakukan go/no-go decision setelah dinyatakan menang.
8.18 — KAPAN PELELANGAN DINYATAKAN GAGAL? Juklak memberikan kondisi yang sangat konkret.
Pelelangan dinyatakan gagal apabila: tidak ada peserta yang memasukkan dokumen penawaran; tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan teknis dan/atau harga; tidak tercapai kesepakatan harga pada negosiasi; tidak ada peserta yang bersedia ditunjuk sebagai pemenang; atau tidak ada peserta yang bersedia menandatangani Kontrak. PTK-007
Jika pelelangan gagal, Panitia Tender membuat berita acara pelelangan gagal.
Ini penting karena: TENDER GAGAL ≠ VENDOR GAGAL
Tender bisa gagal karena kondisi keseluruhan proses, bukan semata karena satu peserta melakukan kesalahan.
8.19 — CASE STUDY: SEMUA VENDOR LULUS TEKNIS, TAPI TENDER TETAP GAGAL Misalnya tiga peserta semuanya lulus teknis.
Tetapi: Vendor A tidak mencapai kesepakatan harga. Vendor B juga tidak mencapai kesepakatan. Vendor C juga tidak mencapai kesepakatan.
Secara teknis pasar sebenarnya mampu memenuhi kebutuhan. Namun secara komersial tidak tercapai titik temu.
Maka pelelangan dapat dinyatakan gagal karena: TIDAK TERCAPAI KESEPAKATAN HARGA PADA PROSES NEGOSIASI. PTK-007
Ini merupakan informasi pasar yang penting bagi vendor maupun owner.
8.20 — TENDER GAGAL TIDAK SELALU BERARTI MULAI TOTAL DARI NOL Setelah pelelangan gagal, terdapat mekanisme pelelangan ulang. Jika kegagalan terjadi pada tahap evaluasi harga, pelelangan ulang dapat dilakukan dengan mengundang peserta yang telah lulus evaluasi teknis untuk kembali menyampaikan penawaran harga tanpa mengubah syarat minimal TKDN.
Pelelangan ulang tahap harga tersebut hanya dapat dilakukan satu kali. PTK-007
Alternatif lainnya adalah mengundang peserta yang lulus Prakualifikasi atau Prakualifikasi yang dimutakhirkan untuk mengikuti pelelangan kembali dari tahap awal. PTK-007
Jadi ada dua jalur yang sangat berbeda: GAGAL DI HARGA → peserta yang sudah lulus teknis dapat diminta menyampaikan harga lagi. atau
KEMBALI DARI AWAL → peserta hasil Prakualifikasi mengikuti kembali proses pelelangan. 8.21 — BEDAKAN “TENDER GAGAL” DAN “TENDER DIBATALKAN” Ini juga penting untuk RAG TENDER ACADEMY. Tender gagal bukan sama dengan Tender dibatalkan.
Juklak menyebut pelelangan dapat dibatalkan karena kondisi seperti: perubahan rencana kerja; keputusan pengadilan tertentu; proses terbukti tidak sesuai Dokumen Tender/PTK/Juklak; pelanggaran etika yang melibatkan pekerja KKKS dan telah dibuktikan/diputuskan; atau proses melebihi tenggang waktu pelelangan. PTK-007
Jadi secara konseptual: TENDER GAGAL
proses kompetisinya tidak menghasilkan kondisi yang memungkinkan penetapan/kontrak. TENDER DIBATALKAN
terdapat kondisi tertentu yang menyebabkan proses pelelangan dihentikan. Keduanya jangan dicampur dalam database AI.
8.22 — MEMBACA HASIL TENDER SEBAGAI PROJECT INTELLIGENCE Bagi vendor, informasi Tender seharusnya tidak berhenti pada: WIN / LOSE
TENDER ACADEMY justru perlu mengubahnya menjadi data.
Contohnya: PROJECT → Compressor Package OWNER/USER → KKKS TENDER METHOD → Dua Sampul TECHNICAL RESULT → Pass / Fail FAILURE REASON → Mandatory specification PRICE → RpXXX miliar TKDN → XX% HEP RANKING → No. X NEGOTIATION → Agreement / No Agreement RESULT → Winner / Failed Tender / Retender ACTION → Improve product / documentation / pricing / partnership
Inilah yang membuat data Tender menjadi berguna untuk AI/RAG.
Bukan hanya menyimpan: “Tender Compressor 2026 dimenangkan PT XYZ.”
Tetapi AI nantinya dapat menjawab: “Mengapa vendor compressor sering gagal pada Tender KKKS?”
atau: “Apakah masalah utamanya teknis, TKDN, harga, Bid Bond, atau negosiasi?”
8.23 — CASE STUDY BESAR: MEMBACA SATU TENDER DARI AWAL SAMPAI AKHIR Bayangkan Tender bernilai Rp300 miliar.
Empat peserta: A — Rp255 miliar B — Rp270 miliar C — Rp280 miliar D — Rp290 miliar
Hasil teknis: A → FAIL B → PASS C → PASS D → PASS
A langsung keluar dari kompetisi berikutnya meskipun termurah. Setelah evaluasi harga/HEP, misalnya urutan menjadi: C → Ranking 1 B → Ranking 2 D → Ranking 3
Maka jangan heran apabila angka penawaran nominal B terlihat lebih murah daripada C, tetapi hasil evaluasi menempatkan C di atas B; pemberitahuan calon pemenang memang menggunakan peringkat berdasarkan HEP bagi peserta yang lulus evaluasi harga. PTK-007
Kemudian negosiasi dilakukan.
Jika C mencapai kesepakatan: C → CALON PEMENANG Belum selesai. Masuk masa sanggah.
Setelah mekanisme sanggah selesai: C → DITUNJUK PEMENANG C harus memberikan jawaban terhadap penunjukan dalam tiga hari kerja. PTK-007
Jika C kemudian mundur: NEGOSIASI → PERINGKAT BERIKUTNYA
Barulah terlihat bahwa proses Tender sebenarnya merupakan decision tree, bukan lomba satu angka harga.
INTI BAB 8 Kesalahan paling umum vendor adalah melihat Tender hanya dari ujungnya: “SIAPA YANG MENANG?”
Padahal untuk meningkatkan peluang Tender berikutnya, pertanyaan yang jauh lebih berguna adalah: Saya gugur atau lulus? Kalau gugur, pada tahap apa? Apa persyaratan yang tidak terpenuhi? Kalau lulus, bagaimana HEP dan peringkat saya? Apakah terjadi negosiasi? Apakah calon pemenang akhirnya menerima penunjukan? Apakah kontrak akhirnya ditandatangani? Jika Tender gagal, mengapa gagal? Apakah dilakukan pelelangan ulang?
Dari sinilah filosofi TENDER ACADEMY menjadi semakin jelas: JANGAN HANYA CATAT SIAPA PEMENANG TENDER.
PELAJARI MENGAPA DIA MENANG — DAN MENGAPA YANG LAIN TIDAK LULUS. Karena informasi tersebut dapat diubah menjadi Tender Intelligence untuk memperbaiki strategi teknis, dokumen, TKDN, harga, jaminan, negosiasi, dan keputusan go/no-go perusahaan pada Tender berikutnya.
