BAB 1 — MEMAHAMI PTK-007 & SISTEM PENGADAAN HULU MIGAS
Jangan Hanya Mencari Tender — Pahami Aturan Mainnya Banyak vendor memahami tender hanya dari sisi “ada proyek apa, spesifikasinya apa, dan berapa harga yang harus ditawarkan?” Padahal dalam pengadaan hulu migas, memenangkan tender tidak hanya ditentukan oleh produk yang bagus atau harga yang kompetitif. Vendor juga harus memahami aturan main pengadaannya. PTK Pengelolaan Rantai Suplai Buku Kedua tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa menjadi salah satu fondasi penting dalam proses tersebut. Pedoman ini bukan hanya mengatur saat penawaran dimasukkan, tetapi mencakup perencanaan pengadaan, proses Tender, manajemen Kontrak, sampai pengelolaan penyedia barang/jasa. PTK-007 Karena itu, memahami PTK berarti memahami perjalanan peluang bisnis dari sebelum tender sampai kontrak dilaksanakan.
1.1 — UNTUK APA PTK PENGADAAN INI? PTK menjelaskan bahwa Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa disusun untuk memberikan landasan hukum tata laksana, pedoman teknis dan administratif yang terintegrasi dan jelas, sekaligus menyamakan pemahaman para pengelola kegiatan usaha hulu migas dalam pelaksanaan pengadaan. PTK-007 Tujuannya bukan semata-mata mencari barang dengan harga termurah. Pengadaan diarahkan agar barang/jasa diperoleh dan digunakan sesuai jumlah, kualitas, harga, waktu dan tempat yang dibutuhkan, secara tepat, efektif, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan. Pada saat yang sama, pengadaan juga diarahkan menciptakan multiplier effect bagi perekonomian nasional. PTK-007 Bagi vendor, maknanya sederhana: Menang tender bukan hanya persoalan harga. Produk harus sesuai. Dokumen harus sesuai. Kapasitas perusahaan harus sesuai. Prosedur penawaran harus benar. Dan semuanya harus disampaikan pada tahapan yang tepat.
1.2 — SIAPA DAN APA YANG DIATUR? Ruang lingkup pedoman meliputi empat bagian besar: PERENCANAAN PENGADAAN → PROSES TENDER → MANAJEMEN KONTRAK → PENGELOLAAN PENYEDIA BARANG/JASA. PTK-007 Pedoman berlaku terhadap kegiatan pengelolaan pengadaan KKKS Cost Recovery dan KKKS Gross Split, dengan ketentuan khusus untuk Gross Split sebagaimana diatur dalam pedoman. PTK juga menyebut pengecualian untuk pengadaan tanah, jasa pengacara/konsultan hukum, dan asuransi yang mengikuti pedoman pengadaan terkait lainnya yang ditetapkan SKK Migas. PTK-007 Jadi jangan melihat PTK hanya sebagai buku mengenai cara memasukkan penawaran. Di dalamnya terdapat kebijakan, kewenangan, peningkatan kapasitas nasional, pelaku pengadaan, perencanaan pengadaan dan berbagai ketentuan lainnya. Struktur dokumen sendiri menunjukkan cakupan tersebut. PTK-007
1.3 — MEMAHAMI “PETA” SEBUAH TENDER Bagi supplier dan kontraktor, cara termudah memahami prosesnya adalah melihat tender sebagai rangkaian gerbang. PELUANG PENGADAAN ↓ PRAKUALIFIKASI ↓ DOKUMEN TENDER / IPT-ITB ↓ PENAWARAN ↓ PEMBUKAAN PENAWARAN ↓ EVALUASI TEKNIS ↓ EVALUASI HARGA ↓ PENETAPAN PEMENANG ↓ KONTRAK Tidak semua vendor yang mengetahui adanya proyek otomatis dapat mengikuti seluruh proses. Pada Prakualifikasi, peserta harus memenuhi ketentuan Dokumen Prakualifikasi. Yang tidak memenuhi dinyatakan tidak lulus penilaian Prakualifikasi. Bahkan peserta harus menyatakan bahwa data dan informasi yang disampaikan benar; pemalsuan/manipulasi dapat berujung pada ketidaklulusan Prakualifikasi dan Tender serta sanksi hitam. PTK-007 Setelah masuk proses Tender, terdapat gerbang berikutnya. PTK menyatakan peserta yang tidak memenuhi ketentuan Dokumen Tender dinyatakan tidak lulus proses Tender. PTK-007 Artinya: Lulus Prakualifikasi ≠ otomatis lulus Tender.
1.4 — DOKUMEN TENDER ADALAH “RULE BOOK” UNTUK TENDER TERSEBUT Ini salah satu konsep terpenting bagi vendor. PTK memberikan kerangka pengadaan secara umum. Tetapi untuk mengetahui apa yang harus dipenuhi dalam tender tertentu, vendor harus membaca Dokumen Tender dan khususnya IPT/ITB — Instruksi kepada Peserta Tender / Instruction to Bidders. IPT/ITB minimal memuat antara lain tata cara penyampaian penawaran; persyaratan, kriteria, metode dan batasan evaluasi untuk menentukan kelulusan/ketidaklulusan; format dokumen; ketentuan Paket/Sub-Paket; metode negosiasi harga; sanksi; masa berlaku penawaran; serta tata waktu dan tempat pelaksanaan Tender. PTK-007 PTK-007 Inilah sebabnya pertanyaan seperti: “Bolehkah dokumen ini disusulkan?”
atau “Kalau spesifikasi ini tidak tertulis dalam penawaran, apakah masih bisa dijelaskan?”
tidak selalu dapat dijawab hanya dengan satu kalimat boleh/tidak boleh. Kita harus melihat PTK + Juklak + Dokumen Tender/IPT-ITB tender bersangkutan.
1.5 — SATU SAMPUL, DUA SAMPUL DAN DUA TAHAP BUKAN HAL YANG SAMA Ini penting karena hak dan ruang gerak peserta dapat berbeda. Metode satu sampul dapat digunakan untuk pekerjaan dengan lingkup kerja dan spesifikasi teknis yang sudah jelas dan pasti. Penawaran teknis dan harga dimasukkan dalam satu sampul. Metode dua sampul juga digunakan ketika lingkup dan spesifikasi sudah jelas dan pasti, tetapi masih membutuhkan evaluasi teknis mendalam dan/atau pekerjaannya kompleks. Teknis dan harga disampaikan bersamaan tetapi dalam sampul berbeda. Sedangkan metode dua tahap dapat digunakan ketika lingkup kerja masih membutuhkan penyesuaian/penyetaraan teknis, terdapat beberapa alternatif sistem/desain penerapan teknologi, dan/atau pekerjaannya kompleks. Tahap pertama berisi penawaran teknis; tahap kedua berisi penawaran harga setelah peserta dinyatakan lulus evaluasi teknis tahap pertama. PTK-007 Perbedaannya menjadi sangat penting ketika terjadi klarifikasi dan negosiasi teknis. Pada prinsip umum, Panitia dapat melakukan klarifikasi untuk memastikan penawaran memenuhi Dokumen Tender, tetapi hasil klarifikasi tidak boleh mengubah substansi penawaran. Namun dalam metode dua tahap, Panitia dapat melakukan negosiasi teknis terhadap penawaran yang telah memenuhi syarat teknis, dan sebagai tindak lanjutnya dimungkinkan perubahan materi penawaran, pengurangan dan/atau penambahan dokumen. PTK-007 Ini akan kita bedah khusus pada bab berikutnya karena merupakan salah satu area yang paling mudah disalahpahami vendor.
CASE PEMBUKA — EQUIPMENT A Bayangkan sebuah tender membutuhkan equipment dengan kemampuan operasi pada temperatur tertentu. Vendor menawarkan: Equipment A — Model XYZ Tetapi dalam proposal teknisnya, kemampuan temperatur tersebut tidak disebutkan secara jelas. Kemudian Panitia bertanya saat klarifikasi: “Apakah Equipment A yang Saudara tawarkan mampu beroperasi pada temperatur 180°C?”
Apakah vendor boleh menjawab “mampu”? Jawabannya tidak cukup hanya YA atau TIDAK. Jika Equipment A sejak awal memang mempunyai kemampuan tersebut dan klarifikasi hanya membuktikan karakteristik existing produk, persoalannya berbeda dengan kondisi ketika Equipment A sebenarnya tidak memenuhi requirement lalu setelah pembukaan penawaran vendor mengganti model atau konfigurasi agar menjadi memenuhi. Di sinilah pemahaman terhadap klarifikasi, perubahan substansi, evaluasi teknis dan metode tender menjadi sangat penting. PTK memperbolehkan klarifikasi untuk memastikan pemenuhan persyaratan, tetapi menetapkan bahwa hasil klarifikasi tidak boleh mengubah substansi penawaran. PTK-007 Kasus seperti inilah yang akan menjadi pendekatan utama buku TENDER ACADEMY ini: bukan sekadar membaca aturan, tetapi memahami bagaimana aturan bekerja dalam situasi tender nyata.
INTI BAB 1 PTK-007 sebaiknya jangan dipahami sebagai kumpulan pasal yang baru dibuka ketika terjadi masalah tender. Bagi vendor, PTK justru dapat menjadi Tender Intelligence. Dengan memahaminya sejak awal, vendor dapat mengetahui: apa yang wajib dipenuhi → kapan harus dipenuhi → apa yang masih dapat diklarifikasi → apa yang tidak boleh diubah → apa yang dapat menyebabkan tidak lulus → dan bagaimana mempersiapkan penawaran sejak sebelum tender.
