Harga Termurah Belum Tentu Menjadi Pemenang Setelah vendor berhasil melewati evaluasi teknis, masuklah ke tahapan yang sering dianggap paling sederhana: “Sekarang tinggal lihat siapa yang paling murah.”
Dalam PTK-007, kenyataannya tidak sesederhana itu. Evaluasi harga dapat melibatkan koreksi aritmetika, TKDN, preferensi harga, status perusahaan, komponen non-biaya, Harga Evaluasi Penawaran (HEP), kewajaran harga, HPS/OE, sampai negosiasi.
Bahkan PTK secara eksplisit memungkinkan suatu penawaran tidak lulus meskipun merupakan harga terendah apabila peserta tidak dapat membuktikan kewajaran harganya. PTK-007 Inilah sebabnya vendor harus membedakan: HARGA PENAWARAN ≠ HARGA EVALUASI ≠ OTOMATIS MENANG
6.1 — EVALUASI HARGA DIMULAI SETELAH TEKNIS Struktur evaluasi PTK pada dasarnya menempatkan evaluasi teknis terlebih dahulu, kemudian evaluasi harga. Pada metode Dua Tahap, peserta yang lulus evaluasi teknis Tahap Pertama baru diundang menyampaikan penawaran harga Tahap Kedua. PTK-007 Bahkan untuk Dua Tahap terdapat hubungan langsung antara keduanya: Penawaran harga harus sesuai dengan penawaran teknis atau hasil negosiasi teknis pada pelelangan sistem Dua Tahap. PTK-007
Artinya vendor tidak boleh memenangkan teknis dengan konfigurasi A, lalu menghitung harga berdasarkan konfigurasi B yang lebih murah. TECHNICAL OFFER ↔ PRICE OFFER harus konsisten.
6.2 — HARGA PENAWARAN BISA TERKOREKSI Misalnya vendor menawarkan: 100 unit × Rp10 juta = Rp1 miliar Tetapi di lembar total tertulis: Rp900 juta. Mana yang dipakai?
PTK mengenal mekanisme koreksi aritmetika. Koreksi dilakukan tanpa mengubah harga satuan yang ditawarkan apabila ditemukan kesalahan perkalian volume dengan harga satuan, kesalahan penjumlahan/pengurangan nilai penawaran, atau perbedaan volume rincian penawaran dengan volume dalam Dokumen Tender. PTK-007
Jadi: SALAH HITUNG BUKAN BERARTI VENDOR BEBAS MENGGANTI HARGA SATUAN.
Jika koreksi mengubah total penawaran, peserta harus menyampaikan persetujuan yang ditandatangani Wakil Peserta Tender dan menyesuaikan Jaminan Penawaran sehingga memenuhi ketentuan nilainya. PTK-007
6.3 — HPS/OE BUKAN SEKADAR “ANGGARAN OWNER” HPS/OE mempunyai fungsi penting dalam proses evaluasi. PTK menyebut HPS/OE digunakan sebagai: alat menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya, serta salah satu acuan penilaian dalam menetapkan calon pemenang Tender. PTK-007 HPS/OE sendiri disusun berdasarkan Lingkup Kerja Tender dengan referensi harga yang harus dapat dipertanggungjawabkan. Referensinya dapat berasal antara lain dari harga produk dalam negeri, harga internet/sumber tertulis, daftar harga pabrikan/distributor, analisis cost structure, konsultan, market assessment, tarif resmi, dan sumber lain yang relevan. PTK-007
Maka vendor sebaiknya tidak sekadar bertanya: “Berapa HPS-nya?”
Lebih penting memahami: “Apakah struktur harga kami masuk akal terhadap scope pekerjaan yang harus dilakukan?”
6.4 — HARGA TERLALU MURAH JUGA BISA MENJADI MASALAH Vendor sering fokus pada risiko harga terlalu tinggi. Padahal harga terlalu rendah juga dapat menimbulkan pertanyaan.
PTK memberikan kewenangan kepada Panitia Tender melakukan Klarifikasi dan verifikasi untuk memastikan kewajaran harga penawaran. Peserta wajib membuktikan kewajaran harga, termasuk membuktikan bahwa barang/jasa yang ditawarkan sesuai dengan Lingkup Kerja, spesifikasi Dokumen Tender atau kesepakatan teknis, serta mematuhi peraturan perundang-undangan. PTK-007
Jika peserta tidak dapat membuktikannya dalam batas waktu yang ditetapkan: PENAWARAN DINYATAKAN TIDAK LULUS
bahkan apabila penawaran tersebut adalah: HARGA TERENDAH. PTK-007
6.5 — CASE STUDY: VENDOR TERMURAH 30% Misalnya: HPS/OE = Rp100 miliar Vendor A = Rp96 miliar Vendor B = Rp91 miliar Vendor C = Rp68 miliar
Secara angka: Vendor C paling murah. Tetapi evaluasi belum otomatis selesai. Panitia dapat meminta Vendor C membuktikan kewajaran harga. Misalnya Vendor C kemudian harus menunjukkan bahwa harga Rp68 miliar memang mencakup barang/jasa sesuai scope dan spesifikasi atau kesepakatan teknis serta memenuhi ketentuan yang berlaku.
Kalau Vendor C dapat membuktikannya, evaluasi dapat dilanjutkan sesuai ketentuan. Tetapi kalau ternyata harga rendah karena terdapat bagian scope yang tidak diperhitungkan atau tidak dapat dibuktikan kewajarannya, status lowest bidder tidak dengan sendirinya menyelamatkan penawaran.
Inilah makna praktis: LOW PRICE MUST STILL BE A CREDIBLE PRICE.
6.6 — TKDN BUKAN SEKADAR ANGKA DI FORMULIR Dalam evaluasi harga, TKDN mempunyai dua dimensi berbeda: COMPLIANCE dan PREFERENCE.
Pertama, nilai TKDN yang disampaikan dalam penawaran harga dan/atau setelah koreksi aritmetika harus sama atau lebih besar dari batas minimal TKDN yang dipersyaratkan Dokumen Tender. PTK-007 Kedua, TKDN dapat berpengaruh terhadap Harga Evaluasi Penawaran (HEP) melalui mekanisme preferensi harga.
Jadi jangan membaca TKDN hanya sebagai: “Berapa persen local content perusahaan saya?”
Dalam tender, pertanyaannya adalah: “Berapa TKDN yang dinyatakan, apa basisnya, apakah memenuhi minimum, dan bagaimana pengaruhnya terhadap evaluasi harga?”
6.7 — KHUSUS BARANG: SERTIFIKAT TKDN MENJADI ACUAN Untuk pelelangan barang, nilai TKDN dalam formulir SC-19A mengacu kepada nilai TKDN dalam Sertifikat TKDN. Jika nilai TKDN pada SC-19A berbeda dengan Sertifikat TKDN, nilai yang digunakan dalam evaluasi adalah: NILAI DALAM SERTIFIKAT TKDN. PTK-007
Maka jangan berasumsi angka 45% pada formulir otomatis menjadi dasar evaluasi. PTK menyebut angka pada Sertifikat TKDN yang digunakan. PTK-007
6.8 — SC-19A/B JUGA HARUS KONSISTEN SECARA ARITMETIKA PTK mengatur koreksi aritmetika TKDN. Kesalahan perhitungan dalam formulir SC-19A/B dapat dikoreksi. Koreksi tersebut dapat mengubah total persentase TKDN, tetapi tidak boleh mengubah rincian komponen biaya barang dan/atau jasa.
Jika total harga dalam SC-19A/B berbeda dari surat/rincian penawaran harga, koreksi dilakukan secara proporsional terhadap komponen biaya dan non-biaya sehingga totalnya sama, tanpa mengubah persentase TKDN. PTK-007 Artinya formulir TKDN bukan lampiran yang bisa diisi sekadarnya.
Ia harus terkoneksi dengan: PRICE BREAKDOWN + COST COMPONENT + TKDN DECLARATION.
6.9 — KASUS PENTING: SC-19B vs SC-23 Khusus pelelangan jasa dengan nilai Paket Tender lebih dari Rp75 miliar atau US$5 juta, Panitia melakukan evaluasi kesesuaian nilai TKDN dalam SC-19B dengan SC-23. PTK-007
PTK kemudian memberikan tiga kemungkinan setelah klarifikasi SC-23. Jika nilai TKDN hasil klarifikasi SC-23 lebih tinggi atau sama dengan SC-19B, preferensi harga diberikan sesuai nilai pernyataan komitmen TKDN dalam SC-19B.
Jika nilai hasil klarifikasi SC-23 lebih rendah daripada SC-19B tetapi masih memenuhi batas minimal TKDN, maka peserta tidak memperoleh preferensi harga berdasarkan TKDN.
Tetapi jika nilai TKDN dalam SC-23 hasil klarifikasi: LEBIH RENDAH DARI BATAS MINIMAL TKDN maka: PENAWARAN DINYATAKAN TIDAK LULUS. PTK-007 Ini sangat penting untuk vendor.
TKDN bukan hanya persoalan mendapatkan bonus evaluasi. Dalam kondisi tertentu ia menjadi pass/fail requirement.
6.10 — APA ITU HEP? Inilah konsep yang perlu dipahami setiap vendor migas: HEP = HARGA EVALUASI PENAWARAN PTK mendefinisikan HEP sebagai normalisasi harga penawaran dengan memperhitungkan preferensi harga berdasarkan TKDN, status perusahaan, serta preferensi harga lainnya sesuai ketentuan. PTK-007
Jadi HEP bukan berarti vendor mengganti invoice atau harga kontraknya menjadi angka tersebut. HEP adalah angka untuk kepentingan evaluasi/perbandingan penawaran.
Dalam format evaluasi PTK bahkan terlihat alurnya: Nilai Penawaran → Koreksi Aritmetika → HE/TKDN → Preferensi Status Perusahaan → Komponen Non-Biaya → HEP → Normalisasi jika ada → Peringkat. PTK-007
6.11 — BAGAIMANA TKDN MEMPENGARUHI HEP? Untuk pelelangan barang, PTK menggunakan preferensi harga barang: Pb = TKDN × 25%
Sedangkan dalam pelelangan jasa terdapat preferensi: Pj = TKDN × 7,5% bersama mekanisme preferensi berdasarkan status perusahaan sesuai ketentuan. PTK-007
Ini berarti dua vendor dengan harga nominal berbeda dapat menghasilkan posisi evaluasi yang berbeda setelah mekanisme HEP diterapkan. Karena itu: HARGA NOMINAL TERENDAH BELUM TENTU HEP TERENDAH.
6.12 — CONTOH KONSEP: HARGA VS TKDN Misalnya secara ilustratif: Vendor A Harga = Rp100 miliar TKDN = lebih tinggi
Vendor B Harga = Rp97 miliar TKDN = lebih rendah
Jika tender tersebut menerapkan preferensi sesuai ketentuan, evaluasi tidak berhenti dengan mengatakan: “Vendor B lebih murah Rp3 miliar, maka Vendor B pasti peringkat pertama.”
Harga harus masuk ke mekanisme evaluasi yang berlaku, termasuk TKDN, status perusahaan, komponen biaya/non-biaya dan HEP.
Dokumen PTK sendiri menyediakan contoh perhitungan di mana peringkat evaluasi dibentuk melalui HEP dan, untuk jasa konsultansi tertentu, dapat dikombinasikan lagi dengan nilai teknis. PTK-007 Jadi jangan menyamakan quoted price dengan evaluated position.
6.13 — KOMPONEN NON-BIAYA JANGAN DILUPAKAN Peserta wajib menyatakan komponen non-biaya pada SC-19A/B. Jika peserta tidak menyatakan komponen non-biaya atau menyatakannya nol, PTK menyebut peserta tidak diberikan preferensi harga berdasarkan TKDN maupun status perusahaan. PTK-007
Ini contoh bagus bahwa kesalahan pengisian formulir yang terlihat kecil dapat mempunyai konsekuensi komersial besar. Vendor bisa memiliki TKDN yang baik. Tetapi jika struktur deklarasi penawaran tidak disiapkan dengan benar, manfaat evaluasinya dapat tidak diperoleh.
6.14 — HPS/OE JUGA TIDAK SELALU LANGSUNG DIKETAHUI PTK mengatur waktu keterbukaan HPS/OE. Untuk Tender Dua Tahap, total HPS/OE dicantumkan dalam Dokumen Tender Tahap Kedua. Untuk Tender tertentu HPS/OE dapat bersifat rahasia sampai pembukaan sampul harga.
Bahkan untuk Tender bernilai lebih dari Rp300 miliar atau US$20 juta, HPS/OE dapat bersifat rahasia sampai penunjukan pemenang dan kemudian disampaikan kepada peserta yang lulus evaluasi harga bersamaan dengan penunjukan pemenang. PTK-007
Maka strategi pricing vendor tidak seharusnya hanya: “Cari tahu HPS lalu pasang harga sedikit di bawahnya.”
Vendor perlu memahami real cost structure.
6.15 — NEGOSIASI MASIH DAPAT MENENTUKAN HASIL Setelah evaluasi, proses harga juga dapat memasuki negosiasi sesuai ketentuan PTK. Salah satu ketentuan yang terlihat dalam Juklak menyatakan bahwa apabila harga penawaran terendah belum berada pada atau di bawah HPS/OE, negosiasi dilakukan agar mencapai nilai di bawah atau sama dengan HPS/OE; jika peserta bersedia, peserta tersebut dapat ditunjuk sebagai calon pemenang.
Dalam kondisi yang diatur terkait barang utama dengan TKDN minimal 10%, urutan negosiasi dapat menggunakan HEP terendah, lalu berlanjut bertahap apabila negosiasi sebelumnya gagal. PTK-007
Jadi evaluasi harga bukan sekadar: OPEN PRICE → LOWEST → WINNER.
Lebih tepat dibaca sebagai suatu proses evaluasi dan, bila relevan, negosiasi sesuai ketentuan Dokumen Tender/PTK. CASE STUDY — SIAPA SEBENARNYA YANG “TERMURAH”?
Bayangkan tiga vendor telah lulus teknis. Vendor A menawarkan harga nominal paling rendah tetapi TKDN-nya setelah klarifikasi berada di bawah minimum. Vendor B sedikit lebih mahal, TKDN memenuhi minimum dan memperoleh preferensi sesuai ketentuan. Vendor C mempunyai harga sangat rendah, tetapi ketika diminta membuktikan kewajaran harga tidak dapat menunjukkan bahwa seluruh scope sudah diperhitungkan.
Apa yang terjadi? Vendor A dapat tidak lulus karena TKDN di bawah minimum. PTK-007 Vendor C dapat tidak lulus karena tidak dapat membuktikan kewajaran harga, meskipun nominalnya paling rendah. PTK-007 Vendor B tetap harus menjalani keseluruhan mekanisme evaluasi yang ditetapkan, termasuk HEP dan ketentuan lain yang berlaku.
Maka pertanyaan yang benar bukan: “SIAPA PALING MURAH?”
Tetapi: “SIAPA YANG LULUS DAN BAGAIMANA POSISINYA SETELAH SELURUH MEKANISME EVALUASI HARGA DITERAPKAN?”
TENDER ACADEMY — PRICE READINESS CHECK
Sebelum memasukkan harga, tim vendor perlu memastikan satu rangkaian ini:
Jika salah satu tidak sinkron, harga yang tampaknya sangat kompetitif dapat justru menjadi risiko.
INTI BAB 6 Ada lima pelajaran penting. PERTAMA — Harga terendah belum otomatis menjadi pemenang. KEDUA — Harga harus konsisten dengan technical offer dan seluruh scope. KETIGA — TKDN dapat berfungsi sebagai batas kelulusan sekaligus memengaruhi preferensi harga. KEEMPAT — HEP adalah harga untuk evaluasi/normalisasi, bukan sekadar harga nominal yang ditawarkan. KELIMA — Vendor harus mampu membuktikan kewajaran harga. Jika tidak, penawaran dapat tidak lulus walaupun merupakan harga terendah. PTK-007
Maka strategi tender yang matang bukan: “BERANI PALING MURAH.”
