BAB 3 - DOKUMEN TENDER & MENYUSUN PENAWARAN YANG TIDAK MUDAH GUGUR
“Produk Bisa Bagus, Harga Bisa Murah — Tetapi Penawaran Tetap Bisa Tidak Lulus”
PENGANTAR
Setelah perusahaan berhasil melewati tahap Prakualifikasi, pertanyaannya berubah.
Pada tahap Prakualifikasi, pertanyaan utamanya adalah:
“Apakah perusahaan ini memenuhi kualifikasi untuk mengikuti Tender?”
Setelah masuk Tender, pertanyaannya menjadi:
“Apakah PENAWARAN yang disampaikan memenuhi persyaratan Dokumen Tender?”
Ini merupakan perbedaan yang sangat penting.
Perusahaan bisa mempunyai pengalaman panjang, teknologi bagus, principal ternama, bahkan harga yang sangat kompetitif.
Tetapi apabila penawarannya tidak memenuhi persyaratan Dokumen Tender, peserta dapat dinyatakan tidak lulus.
Karena itu, memenangkan Tender bukan hanya persoalan mempunyai produk terbaik.
Vendor harus mampu menerjemahkan kemampuan perusahaan dan produknya menjadi DOKUMEN PENAWARAN YANG COMPLY.
3.1 — DOKUMEN TENDER ADALAH “RULE BOOK”
Dokumen Tender bukan sekadar kumpulan spesifikasi teknis.
Dokumen Tender menjadi dasar bagaimana peserta menyusun penawaran dan bagaimana Panitia Tender melakukan evaluasi.
Dokumen Tender antara lain terdiri dari:
• Undangan Tender; • Instruksi kepada Peserta Tender (IPT) / Instruction to Bidders (ITB); • Berita acara pemberian penjelasan; • Informasi tambahan; • Koreksi atau perubahan Dokumen Tender yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari IPT/ITB.
Karena itu vendor jangan hanya membaca Scope of Work atau Technical Specification.
Baca seluruh Dokumen Tender.
Kesalahan kecil dalam memahami aturan penyampaian penawaran dapat mempunyai dampak sama seriusnya dengan kesalahan spesifikasi teknis.
3.2 — BACA IPT/ITB SEBELUM MENYUSUN PENAWARAN
IPT/ITB merupakan salah satu dokumen terpenting bagi peserta Tender.
Di dalamnya dapat diatur antara lain:
• tata cara penyampaian penawaran; • persyaratan penawaran; • kriteria evaluasi; • metode evaluasi; • batas kelulusan/ketidaklulusan; • formulir yang harus digunakan; • ketentuan Paket/Sub Paket; • metode negosiasi; • masa berlaku penawaran; • sanksi; • jadwal dan lokasi proses Tender.
Karena itu jangan mulai menyusun proposal hanya dengan membaca spesifikasi teknis.
Langkah pertama sebaiknya:
BACA IPT/ITB ↓ IDENTIFIKASI SELURUH REQUIREMENT ↓ BUAT COMPLIANCE MATRIX ↓ BARU SUSUN PENAWARAN
3.3 — PENAWARAN BUKAN HANYA TECHNICAL PROPOSAL
Penawaran Tender harus dibaca sebagai satu kesatuan.
Dalam Dokumen Tender terdapat persyaratan administratif dan teknis yang harus dipenuhi.
Persyaratan administratif minimal antara lain mencakup surat penawaran teknis dan harga yang ditandatangani serta pernyataan bahwa peserta memahami dan menyetujui ketentuan Dokumen Tender.
Pada aspek teknis, Dokumen Tender memuat persyaratan sesuai Lingkup Kerja, ketentuan pelaksanaan dan standar yang berlaku.
Maka jangan hanya bertanya:
“Apakah produk kami bagus?”
Pertanyaan yang lebih tepat:
“Apakah seluruh requirement Tender sudah dijawab dan dibuktikan di dalam proposal?”
3.4 — COMPLIANCE MATRIX: SENJATA PENTING VENDOR
Bayangkan Dokumen Tender mempunyai 30 persyaratan teknis.
Produk vendor sebenarnya memenuhi seluruh 30 requirement.
Tetapi proposal hanya menjelaskan 24.
Enam persyaratan lainnya sebenarnya mampu dipenuhi oleh produk, tetapi tidak dijelaskan dengan jelas dalam proposal.
Masalahnya:
Evaluator menilai DOKUMEN PENAWARAN.
Evaluasi teknis dimulai dengan pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian dokumen penawaran teknis terhadap persyaratan Dokumen Tender.
Karena itu setiap vendor sebaiknya membuat COMPLIANCE MATRIX.
Jangan membuat evaluator harus mencari-cari sendiri bukti bahwa produk Anda comply.
3.5 — JANGAN MENGANDALKAN “NANTI BISA DIJELASKAN”
Ini salah satu kesalahan paling berbahaya dalam penyusunan Tender.
Tim sering berpikir:
“Masukkan saja dulu. Kalau ada yang kurang nanti dijelaskan saat klarifikasi.”
Pendekatan seperti ini berisiko.
Setelah batas penyampaian dan pembukaan penawaran, perubahan, pengurangan atau penambahan dokumen tidak dapat dilakukan secara bebas.
Karena itu strategi terbaik adalah:
COMPLETE BEFORE SUBMIT.
Jangan menggunakan klarifikasi sebagai strategi untuk melengkapi proposal yang sejak awal tidak dipersiapkan dengan baik.
3.6 — LALU UNTUK APA KLARIFIKASI?
Klarifikasi memang dapat dilakukan.
Panitia dapat melakukan klarifikasi untuk memastikan bahwa penawaran memenuhi persyaratan Dokumen Tender.
Tetapi terdapat batas yang sangat penting:
HASIL KLARIFIKASI TIDAK BOLEH MENGUBAH SUBSTANSI PENAWARAN.
Contoh:
Tender membutuhkan equipment dengan:
Operating Temperature ≥ 180°C.
Vendor menawarkan:
Equipment A — Model XYZ.
KONDISI 1
Model XYZ sejak awal memang memiliki kemampuan 200°C.
Proposal kurang jelas menjelaskannya.
Vendor kemudian diminta menjelaskan kemampuan tersebut.
Produk tidak berubah. Model tidak berubah. Kemampuan tersebut memang sudah ada.
Situasi ini berpotensi berada dalam ruang klarifikasi sepanjang tidak mengubah substansi penawaran.
KONDISI 2
Model XYZ sebenarnya hanya mampu 150°C.
Setelah diminta klarifikasi, vendor mengatakan:
“Kami ganti menjadi Model XYZ-HT yang mampu 200°C.”
Ini berbeda.
Vendor bukan sekadar menjelaskan penawaran sebelumnya.
Vendor telah mengubah produk untuk membuat penawaran menjadi comply.
Karena itu vendor harus memahami perbedaan:
CLARIFICATION vs MODIFICATION.
3.7 — SATU SAMPUL, DUA SAMPUL & DUA TAHAP: JANGAN SALAH MENEMPATKAN DOKUMEN
Metode penyampaian penawaran menentukan bagaimana dokumen harus disusun.
A. SATU SAMPUL
Digunakan ketika Lingkup Kerja dan spesifikasi teknis sudah jelas dan pasti.
Dokumen teknis dan harga disampaikan dalam satu sampul.
B. DUA SAMPUL
Dokumen teknis dan harga disampaikan bersamaan tetapi dipisahkan.
SAMPUL 1: Technical Offer
SAMPUL 2: Price Offer
Hal yang sangat penting:
Sampul pertama tidak boleh berisi sebagian maupun seluruh data/dokumen harga.
Kesalahan menempatkan dokumen harga di dalam sampul teknis dapat menjadi persoalan serius.
C. DUA TAHAP
Pada Tahap Pertama peserta menyampaikan penawaran teknis.
Peserta yang dinyatakan lulus evaluasi teknis kemudian diundang untuk menyampaikan penawaran harga pada Tahap Kedua.
Jadi:
DUA SAMPUL ≠ DUA TAHAP.
Pada Dua Sampul, technical dan price sudah disampaikan sejak awal tetapi dipisahkan.
Pada Dua Tahap, price baru disampaikan setelah peserta melewati Tahap Pertama sesuai mekanisme Tender.
3.8 — DUA TAHAP MEMBERIKAN RUANG LEBIH BESAR, TETAPI BUKAN BEBAS
Metode Dua Tahap dapat digunakan ketika Lingkup Kerja masih membutuhkan penyesuaian/penyetaraan teknis, terdapat alternatif sistem atau desain teknologi, dan/atau pekerjaannya kompleks.
Pada evaluasi Tahap Pertama, Panitia dapat melakukan negosiasi teknis terhadap penawaran yang telah memenuhi syarat teknis.
Sebagai tindak lanjut negosiasi teknis tersebut dimungkinkan adanya perubahan materi penawaran serta pengurangan dan/atau penambahan dokumen sesuai mekanisme yang diatur.
Tetapi jangan salah mengartikannya.
DUA TAHAP bukan berarti:
“Masukkan saja penawaran apa adanya. Nanti semuanya bisa diperbaiki.”
Ketentuan tersebut harus dibaca bersama dengan syarat bahwa negosiasi teknis dilakukan terhadap penawaran yang telah memenuhi syarat teknis.
Jika terjadi penyesuaian/penyetaraan teknis Lingkup Kerja, peserta juga diberikan waktu yang memadai untuk finalisasi penawaran Tahap Pertama sebelum peserta yang lulus teknis masuk ke Tahap Kedua.
CASE STUDY 1 “BARANGNYA COMPLY, TAPI PROPOSALNYA TIDAK BICARA”
Tender meminta pump:
Operating Temperature ≥ 180°C.
Vendor menawarkan Pump X100.
Secara aktual Pump X100 mampu 200°C.
Tetapi proposal tidak menunjukkan kemampuan tersebut dengan jelas.
Pertanyaannya:
Apakah vendor boleh menjelaskannya ketika klarifikasi?
Jawabannya harus melihat konteks Dokumen Tender dan sifat klarifikasinya.
Pertanyaan kuncinya:
1. Apakah Pump X100 yang ditawarkan sejak awal memang mampu 200°C?
2. Apakah informasi tambahan hanya membuktikan kemampuan produk yang sudah ditawarkan?
3. Ataukah vendor sebenarnya mengganti produk/configuration agar menjadi comply?
Jika hanya memperjelas kemampuan existing offer, situasinya berbeda dengan mengganti produk yang sebelumnya tidak memenuhi requirement.
Prinsip dasarnya:
CLARIFY WHAT YOU OFFERED. DON'T CREATE A NEW OFFER THROUGH CLARIFICATION.
CASE STUDY 2 HARGA TERMURAH BELUM TENTU AMAN
Vendor A menawarkan harga paling rendah.
Secara teknis penawarannya lulus.
Tetapi ketika Panitia meminta pembuktian kewajaran harga, Vendor A tidak dapat membuktikan bahwa harga tersebut mencakup barang/jasa sesuai Lingkup Kerja dan spesifikasi yang dipersyaratkan.
Dalam kondisi yang diatur PTK/Juklak, kegagalan membuktikan kewajaran harga dapat menyebabkan penawaran tidak lulus meskipun merupakan harga terendah.
Jadi:
LOWEST PRICE tidak otomatis berarti LOWEST RISK atau WINNER.
3.9 — ALUR PENYUSUNAN PENAWARAN
Vendor sebaiknya mempunyai proses internal sebelum submission:
STEP 1 Baca seluruh Dokumen Tender.
STEP 2 Identifikasi requirement administratif, teknis dan komersial.
STEP 3 Buat Compliance Matrix.
STEP 4 Tentukan siapa yang bertanggung jawab menjawab setiap requirement.
STEP 5 Kumpulkan supporting evidence.
STEP 6 Cross-check technical proposal terhadap commercial proposal.
STEP 7 Periksa metode penyampaian: Satu Sampul / Dua Sampul / Dua Tahap.
STEP 8 Final compliance review.
STEP 9 Management approval.
STEP 10 SUBMIT.
3.10 — CHECKLIST SEBELUM SUBMIT
Gunakan checklist sesuai persyaratan IPT/ITB Tender yang bersangkutan.
Periksa setidaknya:
ADMINISTRATIVE → surat/form yang dipersyaratkan → kewenangan penandatangan → pernyataan yang dipersyaratkan → masa berlaku dokumen TECHNICAL → seluruh mandatory requirement terjawab → model/type jelas → specification jelas → supporting evidence tersedia → deviation/exception dinyatakan sesuai mekanisme
COMMERCIAL → harga konsisten dengan technical scope → seluruh scope diperhitungkan → formulir harga lengkap → TKDN dan dokumen terkait konsisten → Bid Bond jika dipersyaratkan SUBMISSION → sampul/file benar → technical dan commercial tidak tertukar → tidak ada price information pada sampul teknis jika dilarang → submission dilakukan sebelum deadline.
3.11 — RISIKO UMUM PENAWARAN TIDAK LULUS
Beberapa sumber risiko yang perlu diperiksa sebelum submission:
REQUIREMENT TIDAK DIJAWAB
BUKTI TEKNIS TIDAK JELAS
MODEL/TYPE TIDAK TERIDENTIFIKASI
MANDATORY REQUIREMENT TIDAK TERPENUHI
DOKUMEN DITEMPATKAN PADA SAMPUL YANG SALAH
PRICE INFORMATION MASUK KE TECHNICAL ENVELOPE PADA DUA SAMPUL
TECHNICAL OFFER DAN PRICE OFFER TIDAK KONSISTEN
MENGANDALKAN KLARIFIKASI UNTUK MEMPERBAIKI PENAWARAN
DOKUMEN JAMINAN TIDAK SESUAI JIKA DIPERSYARATKAN
TKDN / PRICE DOCUMENT TIDAK KONSISTEN.
3.12 — TENDER READINESS REVIEW
Sebelum proposal dikirim, lakukan satu rapat internal dengan pertanyaan sederhana:
“Kalau kita menjadi evaluator, apakah dari dokumen ini kita dapat membuktikan bahwa penawaran kita memenuhi seluruh requirement?”
Jangan bertanya hanya:
“Apakah produk kita comply?”
Tetapi: “DI HALAMAN BERAPA COMPLIANCE ITU DIBUKTIKAN?”
Jika tim tidak dapat menjawab dengan cepat, proposal masih mempunyai risiko.
3.13 — GOLDEN RULE BAB 3
Produk yang bagus belum tentu menghasilkan proposal yang bagus.
Proposal yang tebal juga belum tentu menghasilkan proposal yang comply.
Proposal yang baik adalah proposal yang membuat hubungan berikut terlihat dengan jelas:
